Kann KI unsere Angebote schneller erstellen?

Kurz beantwortet

Ja. Die Angebotserstellung ist in vielen Unternehmen ein großer Zeitfresser: Vertrieb und Technik verbringen einen großen Teil ihrer Zeit damit, Anfragen zu lesen, in alten Angeboten nach Ähnlichem zu suchen und Texte zusammenzukopieren. Genau das kann KI erheblich beschleunigen: Sie wertet die Anfrage aus, findet passende frühere Angebote und Bausteine und schreibt einen Entwurf.

Auch die Kalkulation kann die KI übernehmen, wenn sie dafür ein Rechenwerkzeug nutzt und mit Ihren aktuellen Preisen und Konditionen arbeitet. Zu welchem Preis Sie anbieten und was Sie technisch und vertraglich versprechen, gibt am Ende ein Mensch frei.

Wo KI in der Angebotserstellung ansetzt

• Anfrage verstehen: Die KI liest E-Mail, Lastenheft oder Ausschreibung und zieht die Anforderungen heraus: Mengen, Termine, technische Vorgaben, Nachweise, Fristen. Daraus entsteht eine strukturierte Übersicht, die auch zeigt, was fehlt oder unklar ist.
• Ähnliches finden: Sie durchsucht frühere Angebote und Projekte nach vergleichbaren Fällen. Das ersetzt das Fragen über den Flur, wer so etwas schon einmal angeboten hat.
• Entwurf schreiben: Aus Anforderungen, passenden Positionen und Ihren Textbausteinen entsteht ein Angebotsentwurf in Ihrem Format.
• Prüfen: Die KI gleicht den Entwurf mit der Anfrage ab und weist auf Lücken hin, etwa eine geforderte Zertifizierung, zu der nichts im Angebot steht.

So bauen Sie es auf

1. Angebotsprozess aufnehmen

Wie läuft ein Angebot heute? Wer ist beteiligt, wo geht die Zeit verloren, welche Unterlagen werden genutzt? Oft zeigt sich dabei, dass die meiste Zeit nicht beim Schreiben verloren geht, sondern beim Suchen und Abstimmen. Dort sollte die KI ansetzen.

2. Bestand an Angeboten erschließen

Frühere Angebote sind Ihr wichtigstes Material. Sie müssen auffindbar sein, idealerweise mit Angaben dazu, ob ein Auftrag daraus wurde. Ein Angebot, das abgelehnt wurde, ist ein schlechtes Vorbild. Prüfen Sie auch Ihre Textbausteine: Was veraltet ist, wird von der KI ebenso übernommen wie das Aktuelle.

3. Systeme verbinden

Artikel, Preise, Lieferzeiten und Kundenkonditionen stehen in ERP, CRM oder Kalkulation. Die KI sollte sie von dort abrufen, nicht aus alten Dokumenten übernehmen. Technisch geschieht das über die KI-Funktionen Ihres CRM oder ERP, über spezialisierte Angebotssoftware oder über eine eigene Anbindung eines Sprachmodells.

4. Freigabe festlegen

Legen Sie fest, wer welchen Teil prüft: Vertrieb den Gesamteindruck, Technik die Spezifikationen, kaufmännische Leitung Preise und Konditionen. Die KI kann für jede Rolle eine Übersicht erstellen, worauf zu achten ist.

5. Ergebnis messen

Vergleichen Sie Durchlaufzeit und Aufwand pro Angebot vor und nach der Einführung. Beobachten Sie auch die Auftragsquote. Schneller ist nur dann besser, wenn die Angebote nicht schlechter werden.

Was Sie beachten müssen

Zusagen sind verbindlich. Ein Angebot ist rechtlich eine Willenserklärung. Was darin steht, müssen Sie liefern. Die KI formuliert gern großzügig. Technische Eigenschaften, Termine und Gewährleistungen gehören deshalb immer in die menschliche Prüfung.

Mit aktuellen Daten rechnen. Ein KI-Agent rechnet Summen, Rabatte und Mengen exakt, wenn er dafür ein Rechenwerkzeug oder Ihre Kalkulation aufruft. Entscheidend ist, dass er mit den aktuellen Preisen und Konditionen aus Ihren Systemen rechnet, nicht mit Werten aus alten Angeboten.

Vertraulichkeit. Ausschreibungsunterlagen und Kundenanfragen sind oft vertraulich. Der KI-Dienst muss vertraglich zusichern, dass Ihre Inhalte nicht für das Training genutzt werden. Kundendaten in den Unterlagen sind personenbezogene Daten, Sie brauchen also auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Ihr Wissen bleibt Ihres. Ihre Angebote enthalten Kalkulationswissen und technisches Know-how. Achten Sie darauf, wo diese Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann.

Typische Stolpersteine

• Alte Fehler werden vervielfältigt. Wenn frühere Angebote Fehler enthalten, übernimmt die KI sie. Ein Aufräumen des Bestands lohnt sich vorher.
• Kein Unterschied zwischen gewonnen und verloren. Ohne diese Information lernt Ihr Prozess nicht, welche Angebote erfolgreich waren.
• Freigabe wird zur Formsache. Wenn Entwürfe gut aussehen, wird weniger gründlich geprüft. Genau dann rutschen falsche Zusagen durch.
• Technik nicht eingebunden. Die Kollegen, die heute die technischen Teile schreiben, müssen den Entwürfen vertrauen. Beziehen Sie sie beim Aufbau ein.

Womit Sie anfangen

Wählen Sie eine Angebotsart, die häufig vorkommt und sich in weiten Teilen wiederholt. Lassen Sie die KI zunächst nur die Anfrage auswerten und ähnliche frühere Angebote heraussuchen. Das spart bereits viel Zeit und birgt kaum Risiken. Wenn das zuverlässig funktioniert, kommen Entwurf und Kalkulation dazu. Die Freigabe von Preisen und Zusagen bleibt beim Menschen.