Kann KI bei der Personalauswahl helfen?

Kurz beantwortet

Ja, aber mit einer klaren Trennlinie. Überall dort, wo KI beim Schreiben, Organisieren und Vorbereiten hilft, ist der Einsatz unkritisch und spart Zeit. Sobald KI aber Bewerberinnen und Bewerber bewertet, filtert oder vergleicht, wird es ein Hochrisiko-System im Sinne der KI-Verordnung (EU AI Act). Dann gelten umfangreiche Pflichten, und das Risiko von Diskriminierungsklagen steigt.

Für die meisten Unternehmen im Mittelstand ist die Empfehlung deshalb: KI kräftig für die Arbeit rund um die Auswahl nutzen, die Auswahl selbst aber beim Menschen lassen.

Wo KI im Recruiting unkritisch hilft

• Stellenanzeigen: Entwürfe aus Ihren Stichpunkten, in verständlicher Sprache, mit Hinweis auf Formulierungen, die bestimmte Gruppen ausschließen könnten. Geschlechtsneutrale und altersneutrale Sprache ist nach dem AGG ohnehin Pflicht.
• Anforderungsprofil schärfen: Die KI hilft, aus einer vagen Vorstellung klare Anforderungen zu machen, und fragt nach, was wirklich nötig ist und was nur wünschenswert.
• Interviewleitfäden: Strukturierte Fragen zu den Anforderungen der Stelle, gleich für alle Kandidaten. Strukturierte Interviews sind fairer und aussagekräftiger als freie Gespräche.
• Bewerberkommunikation: Fragen zum Bewerbungsprozess beantworten, Eingangsbestätigungen, Terminabstimmung, Erinnerungen.
• Absageschreiben: Freundliche, rechtlich vorsichtige Formulierungen. Die Entscheidung trifft vorher ein Mensch.

Wo es zum Hochrisiko-System wird

Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung stuft KI-Systeme im Bereich Beschäftigung als hochriskant ein, unter anderem wenn sie eingesetzt werden, um Bewerbungen zu sichten oder zu filtern, Bewerber zu bewerten oder gezielte Stellenanzeigen zu schalten. Das umfasst:

• Bewerbungen nach Passung sortieren oder mit Punkten versehen,
• Lebensläufe automatisch mit dem Anforderungsprofil abgleichen und Kandidaten aussortieren,
• Tests oder Interviews automatisch auswerten,
• Stellenanzeigen gezielt bestimmten Personengruppen ausspielen.

Als Unternehmen, das ein solches System einsetzt, sind Sie Betreiber nach Art. 26 KI-Verordnung. Sie müssen das System gemäß Anleitung des Herstellers nutzen, eine kompetente menschliche Aufsicht sicherstellen, die Protokolle aufbewahren, Arbeitnehmervertretung und betroffene Beschäftigte vorab informieren und Bewerber darüber informieren, dass eine KI an der Entscheidung beteiligt ist.

Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme sollten ursprünglich ab August 2026 greifen. Die EU hat eine Verschiebung auf den Weg gebracht. Prüfen Sie vor einer Einführung den aktuellen Stand, an den Anforderungen selbst ändert eine Verschiebung aber nichts.

So gehen Sie vor

1. Aufgaben trennen

Listen Sie die Schritte Ihres Recruitings auf und markieren Sie, wo es um Vorbereitung und Organisation geht und wo um Bewertung von Menschen. KI setzen Sie zunächst nur in der ersten Gruppe ein.

2. Vorhandene Software prüfen

Viele Bewerbermanagement-Systeme haben inzwischen KI-Funktionen, die Bewerbungen sortieren oder Kandidaten vorschlagen. Klären Sie, welche Funktionen aktiv sind, was sie genau tun und ob der Anbieter die Anforderungen der KI-Verordnung erfüllt. Schalten Sie Bewertungsfunktionen ab, solange das nicht geklärt ist.

3. Betriebsrat einbeziehen

Bei Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätzen (§ 94 BetrVG) und bei Auswahlrichtlinien (§ 95 BetrVG) hat der Betriebsrat mitzubestimmen, ausdrücklich auch, wenn diese mit KI erstellt werden. Beziehen Sie ihn früh ein, das spart später Zeit.

4. Regeln für den Umgang mit Bewerberdaten

Bewerbungsunterlagen sind sensible personenbezogene Daten. Sie gehören nur in KI-Dienste mit Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Training auf Ihren Daten, und nicht in frei verfügbare Chatbots, in die Mitarbeitende sie auf eigene Faust kopieren.

Was Sie beachten müssen

AGG. Benachteiligung wegen Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität ist verboten, auch wenn sie durch eine Software entsteht. KI-Modelle übernehmen Muster aus ihren Trainingsdaten, darunter auch Vorurteile. Bei einer Klage müssen Sie im Zweifel belegen, dass Ihre Auswahl nicht diskriminierend war.

Art. 22 DSGVO. Entscheidungen, die Menschen erheblich betreffen, dürfen nicht ausschließlich automatisiert getroffen werden. Eine Absage, die faktisch allein auf einer KI-Bewertung beruht, ist unzulässig, auch wenn formal ein Mensch auf „Absenden“ klickt.

Verbot der Emotionserkennung. Systeme, die aus Gesicht, Stimme oder Verhalten auf Gefühle oder Eigenschaften schließen, sind am Arbeitsplatz und damit auch im Bewerbungsverfahren seit Februar 2025 verboten.

Transparenz gegenüber Bewerbern. Informieren Sie in der Datenschutzerklärung für Bewerber, wofür Sie KI einsetzen. Das schafft Vertrauen und ist bei Hochrisiko-Systemen ohnehin Pflicht.

Typische Stolpersteine

• KI-Funktionen, von denen niemand weiß. Die Bewertungsfunktion in der Bewerbersoftware ist standardmäßig aktiv, und niemand hat geprüft, was sie tut.
• Mitarbeitende nutzen private Chatbots. Lebensläufe landen in frei verfügbaren Diensten, um „mal schnell zu vergleichen“. Klare Regeln und ein freigegebenes Werkzeug verhindern das.
• Scheinbare menschliche Kontrolle. Ein Mensch, der KI-Empfehlungen nur bestätigt, ist keine Aufsicht im Sinne des Gesetzes.
• Stellenanzeigen nicht geprüft. Auch KI-Entwürfe können ausschließende Formulierungen enthalten. Lesen Sie sie mit Blick auf das AGG.

Womit Sie anfangen

Nutzen Sie KI zunächst für Stellenanzeigen, Interviewleitfäden und die Kommunikation mit Bewerbern. Das spart sofort Zeit, verbessert die Qualität und ist rechtlich unkritisch. Prüfen Sie parallel, welche KI-Funktionen Ihre Recruiting-Software bereits mitbringt. Über bewertende KI entscheiden Sie erst, wenn Sie die Pflichten als Betreiber erfüllen können und der Betriebsrat eingebunden ist.